Time management – L’invasion des procrastinateurs

Ils sont parmi nous… depuis la nuit des temps… et nous en faisons partie! La procrastination est en effet « l’art » immémorial de remettre au lendemain ce qui devrait être fait le jour même. C’est aussi un des ennemis les plus implacables d’une bonne gestion de notre temps.

Y a-t-il des solutions?

On peut identifier de nombreuses causes au fait de remettre au lendemain. Certaines sont externes et provoquées en partie par votre environnement. D’autres sont internes, c’est à dire qu’elles dépendent de notre état d’esprit, de notre psychisme.

Les causes externes

La tâche vous semble déplaisante

C’est la cause de procrastination la plus répandue. Remplir sa déclaration d’impôt, payer ses factures, aller chez le dentiste, nettoyer sa boîte à emails…

Solutions:

• Commencer sa journée par les tâches qui vous déplaisent
• Faire une liste de toutes les choses qui risquent d’arriver si vous n’effectuez pas cette tâche
• L’âne et la carotte: accordez-vous une récompense lorsque vous achevez cette corvée
• Déléguez la tâche à quelqu’un pour lequel ce ne sera pas une corvée

La tâche semble insurmontable

Solutions:

• subdiviser une tâche complexe en plusieurs tâches simples plus faciles à appréhender
• fixer des délais (réalistes) pour chaque tâche simple

Planification absente ou déficiente

Solutions:

• utiliser des flowcharts (plans visuels de l’ensemble des tâches et de leurs relations entre elles)
• définir clairement les processus utilisés
• assigner un responsable pour chaque tâche

Objectifs mal définis

Solutions

• Définissez précisément chaque objectif
• Fixez des objectifs mesurables

Les causes internes

Peur du changement

Chacun a ses petites habitudes et on se sent souvent mal à l’aise lorsqu’on doit changer celles-ci.

• changez votre environnement physique de travail (la décoration des murs de votre bureau, la position des meubles dans la pièce, etc.)
• cherchez des exemples, des modèles, des mentors, des personnes qui sont déjà passées par là et qui ont réussi.
• faites la liste de tous les avantages à adopter les changements envisagés

Peur de l’échec

• faites (objectivement) la liste de ce qui pourrait arriver en cas d’échec. Ne pourriez-vous pas vivre avec?
• faites ensuite la liste de tout ce qui pourrait vous arriver de positif en effectuant cette tâche

Accro au stress de dernière minute

S’y prendre toujours à la dernière minute peut entraîner de sérieux problèmes:

• Il suffit d’un évènement imprévu pour que vous ne puissiez par remplir vos engagements
• Vous risquez plus de faire une erreur et…
• Vous n’aurez pas le temps de corriger cette erreur

Vous ne savez pas dire non!

En acceptant un nouveau travail, vous diminuez le temps que vous pouvez consacrer à ceux que vous avez déjà.

• Consultez la liste de vos tâches actuelles et du temps nécessaire pour les mener à bien avant d’accepter un nouveau travail
• Soyez bien clair et signalez que la tâche qu’on vous demande d’accomplir ne pourra être effectuée avant que celles qui sont en cours ne soient achevées.

Mieux vaut une seule tâche bien faite que deux bâclées!

Source: Time Management – Marc Mancini – McGraw-Hill