Il ne fait pas de doute que nous sommes entrés de plein pied dans l’ère de l’information. Grâce notamment à Internet, les possibilités d’accéder à l’information ont littéralement explosé et nous sommes à présent submergés par la quantité phénoménale de données qui s’accumulent sans que nous puissions les traiter efficacement. Une évidence s’impose, il faut filtrer les données auxquelles nous avons accès et ne garder que celles qui sont utiles, pertinentes pour l’utilisation que nous en avons.

Avec nos horaires de travail surchargés, il est devenu indispensable de développer une méthode de lecture qui nous permette de déterminer rapidement l’intérêt d’un document, d’identifier les éléments intéressants et de les mémoriser à long terme.

Qu’est ce qui vous intéresse dans ce document

Un document technique ou informatif ne se lit pas comme un roman, du début à la fin, en se gardant bien d’aller lire la dernière page (je SAIS que vous l’avez déjà fait!) parce que le suspense est trop puissant. Vous n’avez pas de temps à perdre sur des documents qui n’ont pas ou trop peu d’intérêt pour vous.

La motivation est, à mon sens, l’élément le plus important, le plus vital de l’apprentissage. En ayant une idée claire des bénéfices que vous retirerez des connaissances contenues dans un ouvrage, vous boostez votre capacité à assimiler rapidement et durablement les informations qu’il renferme.

En examinant attentivement les informations qui sont affichées sur la couverture, le dos et la table des matières d’un livre, vous pouvez rapidement vous faire une idée de l’intérêt que ce livre représente pour vous et choisir en connaissance de cause si sa lecture en vaut la peine. L’avis d’autres lecteurs peut également être très intéressant et vous économiser l’achat d’un ouvrage. Je lis systématiquement les avis des lecteurs sur un site comme Amazon et je n’hésite pas à me rendre sur le site américain qui dispose de beaucoup plus d’avis que la version française (cela ne vaut bien entendu que pour les titres en anglais). Il est ainsi possible d’avoir une vision globale du sujet et de pouvoir mieux préparer l’assimilation du contenu en ayant déjà la structure de l’ouvrage pour vous aider à mettre chaque élément à sa place dans l’ensemble.

Qu’est-ce que je connais déjà sur le sujet?

Il peut être utile, préalablement à la lecture d’un ouvrage, de faire le point sur tout ce que vous savez déjà (ou croyez savoir) sur le sujet traité. Cela vous permet d’avoir un avis plus critique sur le contenu et d’éviter de vous laisser entraîner par la vision de l’auteur.

Qu’est-ce que je recherche comme information dans ce document?

Lorsque vous établissez dès le départ les objectifs que vous souhaitez atteindre en lisant un livre, il y a beaucoup plus de chance que vous y parveniez. Mettez donc par écrit toutes les informations que vous recherchez dans le contenu et cherchez dans la table des matières ou le glossaire après les termes correspondants à ces informations.

Identifier les zones dignes d’intérêt

A part dans les romans, il est rare que la totalité des parties d’un ouvrage aient de l’intérêt pour vous. Il est donc intéressant, sur base des informations à rechercher que vous avez mis par écrit, de commencer par lire l’ouvrage en diagonale pour identifier les différents chapitres et paragraphes qui vous intéressent. Vous pouvez ensuite lire ces parties de manière plus approfondie en gardant bien à l’esprit vos objectifs. Entraîné par la prose d’un auteur, on aurait vite fait de se laisser entraîner à lire des passages certes passionnants mais sans intérêt pour le problème qui nous occupe.

Lisez activement!

Mettez-y des couleurs, soulignez, entourez, cornez le coin d’une page, appliquez des onglets ou des post-it… si le livre vous appartient bien sûr. Si vous faites cela avec un livre que je vous prête, vous allez le sentir passer. Excepté les livres anciens et les ouvrages de luxe, la plupart des ouvrages peuvent être remplacés alors n’hésitez pas à mettre les passages importants en valeur, marquez les phrases clés: cela vous permettra de vous remémorer plus efficacement ces informations lorsque vous réviserez vos connaissances. Appropriez-vous l’information!

Faites des résumés

Pour chaque chapitre important, rédigez un résumé en utilisant vos propres mots. En créant un Mind Map, vous augmentez encore vos chances d’accéder à une vision globale du sujet et de mémoriser à long terme les informations clés. Ces résumés vous permettront également de réviser le sujet beaucoup plus rapidement.

Révisez les informations obtenues

Combien de fois n’ai-je pas lu un article ou un livre pour m’apercevoir que je ne me rappelais que de bribes d’informations quelques mois plus tard. Les méthodes d’étude choisies par trop d’étudiants privilégient la mémoire à court terme. Avec un peu de chance, on connaîtra le sujet pour l’examen mais qu’en sera-t-il quelques mois ou années après. En révisant plusieurs fois le sujet, on augmente sa mémorisation dans notre mémoire à long terme. Essayez de réviser vos notes, mind maps et résumés le lendemain, une semaine et un mois après votre lecture.

Conclusion

J’ai lu dans un article que celui qui lit une heure par jour à propos de son domaine de compétence atteint le sommet en 5 ans. Encore faut-il savoir quoi et comment lire efficacement. J’espère vous avoir donné quelques pistes. Alors… combien d’années vous reste-t-il avant d’atteindre le sommet?

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Ils sont parmi nous… depuis la nuit des temps… et nous en faisons partie! La procrastination est en effet « l’art » immémorial de remettre au lendemain ce qui devrait être fait le jour même. C’est aussi un des ennemis les plus implacables d’une bonne gestion de notre temps.

Y a-t-il des solutions?

On peut identifier de nombreuses causes au fait de remettre au lendemain. Certaines sont externes et provoquées en partie par votre environnement. D’autres sont internes, c’est à dire qu’elles dépendent de notre état d’esprit, de notre psychisme.

Les causes externes

La tâche vous semble déplaisante

C’est la cause de procrastination la plus répandue. Remplir sa déclaration d’impôt, payer ses factures, aller chez le dentiste, nettoyer sa boîte à emails…

Solutions:

• Commencer sa journée par les tâches qui vous déplaisent
• Faire une liste de toutes les choses qui risquent d’arriver si vous n’effectuez pas cette tâche
• L’âne et la carotte: accordez-vous une récompense lorsque vous achevez cette corvée
• Déléguez la tâche à quelqu’un pour lequel ce ne sera pas une corvée

La tâche semble insurmontable

Solutions:

• subdiviser une tâche complexe en plusieurs tâches simples plus faciles à appréhender
• fixer des délais (réalistes) pour chaque tâche simple

Planification absente ou déficiente

Solutions:

• utiliser des flowcharts (plans visuels de l’ensemble des tâches et de leurs relations entre elles)
• définir clairement les processus utilisés
• assigner un responsable pour chaque tâche

Objectifs mal définis

Solutions

• Définissez précisément chaque objectif
• Fixez des objectifs mesurables

Les causes internes

Peur du changement

Chacun a ses petites habitudes et on se sent souvent mal à l’aise lorsqu’on doit changer celles-ci.

• changez votre environnement physique de travail (la décoration des murs de votre bureau, la position des meubles dans la pièce, etc.)
• cherchez des exemples, des modèles, des mentors, des personnes qui sont déjà passées par là et qui ont réussi.
• faites la liste de tous les avantages à adopter les changements envisagés

Peur de l’échec

• faites (objectivement) la liste de ce qui pourrait arriver en cas d’échec. Ne pourriez-vous pas vivre avec?
• faites ensuite la liste de tout ce qui pourrait vous arriver de positif en effectuant cette tâche

Accro au stress de dernière minute

S’y prendre toujours à la dernière minute peut entraîner de sérieux problèmes:

• Il suffit d’un évènement imprévu pour que vous ne puissiez par remplir vos engagements
• Vous risquez plus de faire une erreur et…
• Vous n’aurez pas le temps de corriger cette erreur

Vous ne savez pas dire non!

En acceptant un nouveau travail, vous diminuez le temps que vous pouvez consacrer à ceux que vous avez déjà.

• Consultez la liste de vos tâches actuelles et du temps nécessaire pour les mener à bien avant d’accepter un nouveau travail
• Soyez bien clair et signalez que la tâche qu’on vous demande d’accomplir ne pourra être effectuée avant que celles qui sont en cours ne soient achevées.

Mieux vaut une seule tâche bien faite que deux bâclées!

Source: Time Management – Marc Mancini – McGraw-Hill

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Si je devais choisir un seul point sur lequel tous les être humains sont égaux, ce serait sans conteste sur le Temps. Quelque soit son niveau de vie, sa race, sa religion ou sa langue, chacun ne dispose chaque jour que de 24 malheureuses petites heures. Sur ces 24 heures, un tiers environ est dépensé à se reposer et à se nourrir, ce qui est bien évidemment indispensable à la survie.

Si vous êtes comme moi, il vous faudrait bien 48 heures minimum par jour pour toutes les choses que vous souhaiteriez faire : passer du temps en famille, voyager, vous consacrer à vos hobbies, effectuer vos tâches professionnelles et ménagères, développer vos compétences, etc… Il n’y a donc pas une minute à perdre!

Quels sont les principaux gaspilleurs de temps ?

• Les appels téléphoniques
• Les embouteillages
• Trouver une place de parking
• Les retardataires
• Les réunions
• Les outils défectueux ou inadaptés
• La dispersion des efforts
• Le désordre (apparent et caché)
• Les files à la caisse des magasins
• La télévision

Les appels téléphoniques

Le téléphone est un outil qui peut vous faire gagner et perdre beaucoup de temps. Le problème est qu’il est utilisé à tort et à travers. En effet, il n’est pas le moyen idéal pour de longues conversations ou pour discuter de problèmes qui nécessitent un support visuel.

Ex : Mon expérience la plus frappante fut un appel téléphonique d’un client, très exigeant, qui me demandait de modifier les couleurs d’une image de synthèse. Un peu plus de bleu à tel endroit, un peu moins de rouge à tel autre. A moins de donner des références de couleur précises (RVB, Pantone, RAL, etc.) ou d’être peintre et d’utiliser les dénominations exactes des teintes, cette méthode est vouée à l’échec.

Les moulins à paroles : vous connaissez sans doute ce genre de personnes qui arrivent vous tenir 20 minutes au téléphone pour un message de 2 minutes – Filtrez les appels.

Autre problème : une seul coup de téléphone suffit pour briser votre concentration sur une tâche, vous brouiller les idées en amenant un autre projet. Et un appel téléphonique est presque toujours ressenti comme une urgence, un impératif auquel on ne peut se soustraire.

Solution : activer votre messagerie une partie de la journée pour vous réserver des plages de travail efficace continues.

Les embouteillages

Si vous êtes obligés de vous rendre chaque jour à votre travail en voiture, il y de fortes chances que vous vous retrouviez régulièrement coincés dans des bouchons à rouler à pas d’homme. Réduire les trajets est donc une priorité – sans compter la hausse du prix du carburant!

Solutions :

• Si c’est possible, décaler vos horaires pour éviter les heures de pointe
• Le télétravail à domicile
• Chercher un itinéraire peut-être plus long mais plus rapide par des petites routes moins fréquentées
• Tirer parti du temps passé en voiture pour développer vos connaissances en écoutant des CD ou des cassettes de formation audio
• Faites la liste de ce dont vous avez besoin AVANT de partir pour éviter les aller-retour inutiles

Trouver une place de parking

Vous est-il déjà arrivé de tourner 20 minutes ou plus à la recherche d’une place de parking?

Solutions :

• Marchez ! Garez-vous dans une zone moins dense situé à quelques minutes à pied
• Utilisez les parkings payants. Quelle est la valeur d’une heure de votre travail? Faites le calcul pour 20 minutes de perdues. Il vaut souvent mieux payer quelques euros que de tourner en rond ou de se garer dans une zone interdite où votre véhicule peut être enlevé (avec de nombreuses heures perdues et une amende à la clé)

Les retardataires

Lors de réunions ou sur un projet, le retard d’une seule personne peut entraîner un allongement de la durée d’une réunion pour l’ensemble des participants ou des retards pour les personnes qui dépendent du travail du retardataire – les coùts s’additionnent. Cela peut faire rater ou retarder les rendez-vous suivants de toutes ces personnes.

Solutions :

• Mettre à l’amende et facturer les surcoûts engendrés – on peut rêver de le faire mais c’est rarement réalisable, surtout lorsque le retardataire est votre client!
• Fixer précisément la durée de la réunion sans possibilité d’extension. Ce peut également être une méthode pour obliger les participants à aller à l’essentiel.
• Rappeler systématiquement à tous les participants la date et l’heure de la réunion, par exemple le jour avant.

Les outils défectueux ou inadaptés

Quel que soit votre profession (menuisier, architecte, industriel, etc.), si vous ne disposez pas de l’outil adéquat vous risquez de prendre beaucoup plus de temps à sa réalisation ou d’obtenir un produit de qualité médiocre ou pire. Il est donc indispensable, avant d’investir dans un outil quel qu’il soit, de bien définir vos besoins à court, moyen et long terme.

J’ai souvent entendu parler de collaborateurs travaillant sur du matériel dépassé, attendant de longues minutes que la machine veuille bien lui rendre la main. Essayez de comptabiliser toutes ces minutes gaspillées sur une année, multipliées par le taux horaire de votre collaborateur… Cela fait réfléchir, n’est-ce pas ?

Et si votre matériel est défectueux ou hors service, n’attendez pas d’en avoir besoin pour le remplacer ou effectuer les réparations, ce sera souvent trop tard.

La dispersion des efforts

Si vous ne définissez pas vos priorités, vos efforts seront dilués dans la masse des choses que vous devez faire. Il vaut mieux se concentrer sur ce qui est réellement important, en laissant de côté toutes les petites tâches sans importances même si elles sont plus plaisantes à réaliser.

La première étape est de réaliser des listes de tâches à accomplir.
Répartissez ensuite les différentes tâches entre quatre quadrants:

Dans un premier temps, vous devez vous concentrer à la réalisation des tâches du cadre I. Une fois ces tâches urgentes et importantes terminées, vous devez vous concentrer sur les tâches du cadre II. A force de privilégier les tâches du cadre II par rapport à celles des cadres III et IV, vous verrez les tâches du cadre I se réduire automatiquement puisque vous aurez agit préventivement en vous concentrant sur les choses vraiment importantes.

Tiré de « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » – Stephen R. Covey – © Editions générales FIRST 1996

Le désordre (apparent et caché)

Combien de temps passez-vous chaque jour à rechercher un document papier, un numéro de téléphone, un fichier informatique ? Une fois encore, multipliez ces minutes (ou heures) par votre taux horaire et… commencez à rangler, classer, annoter, encoder vos informations, documents et autres.

L’idéal est de réserver une dizaine de minutes en fin de journée pour classer les inévitables feuilles volantes et documents éparses sur votre bureau.

Pour vos fichiers informatiques, même combat : subdivisez votre disque dur en répertoires logiques, subdivisez les de façon à éviter d’avoir plusieurs centaines de fichiers dans un seul répertoire.

Utilisez une nomenclature logique pour nommer chaque répertoire et chaque fichier.

Les files à la caisse des magasins

Cela m’énerve presque autant que d’être coincé dans un embouteillage.

Solutions :

• Profitant de mon statut d’indépendant, je me rends si possible dans les magasins aux heures creuses.
• Je fais une liste des choses dont j’ai besoin, si possible en suivant la suite logique des rayons, et j’évite les rayons dans lesquels je n’ai rien à acheter (cela m’évite également le chant des sirènes de tous les produits de consommation dont je pourrais avoir envie sans en avoir besoin).
• Je commande certains produits par Internet mais uniquement sur des sites dont j’ai pu vérifier l’authenticité et qui proposent une page de commande sur serveur sécurisé (le nom de ces pages commence par https et un petit cadenas apparaît en bas à droite de la fenêtre (barre d’état).

La télévision

Etant donné la pauvreté des programmes actuels (à part quelques chaînes thématiques), je considère la télévision comme une perte de temps. Et il y a tant de choses à lire et à faire…

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