Dans de nombreux domaines, l’informatique a permis de gagner énormément de temps.

Un de ses avantages principaux est sans doute de pouvoir réutiliser des éléments existants sans perte de qualité. C’est notamment le cas lorsque vous faites des « copier-coller » d’éléments que vous utilisez très souvent. Mais est-ce que vous utilisez des fichiers modèles de documents (ou gabarits ou prototypes ou encore template) pour vous épargner la tâche fastidieuse de configuration de vos nouveaux documents?

Quels sont les éléments récupérables?

Les éléments que vous réutilisez systématiquement pour chaque nouveau document sont multiples:

• format d’impression
• mise en page
• logo
• filigrane
• en-têtes et pieds de page
• cartouche
• styles de textes, de cotation
• signature
• etc.

Tous ces éléments prennent souvent beaucoup de temps à configurer. Et même si vous ne gagnez qu’une minute ou deux en réutilisant un de ces éléments, imaginez les minutes qui s’accumulent à chaque fois que vous créez un nouveau fichier. Sur une année, cela peut représenter plusieurs heures, alors sur une vie… Je vous laisse imaginer.

Utilisez des fichiers gabarit, prototypes et autres templates

Suivant le logiciel et la langue, ces fichiers pré-configurés changent de nom. Ils n’en restent pas moins un moyen très efficace de gagner du temps lors de la réalisation d’un document. C’est aussi la meilleure méthode pour s’assurer de l’homogénéité de l’aspect visuel de vos documents.

Comment créer un fichier gabarit?

Presque tous les logiciels de bureautique et de CAO actuels permettent de créer de fichier gabarits.

Commencez pas configurer un nouveau fichier pour qu’il contienne tout ce qui doit apparaître systématiquement sur vos documents. Configurez ensuite les polices de caractères, les styles de titres, de paragraphes et autres qui ont une influence sur votre contenu.

Une fois la configuration terminée, il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre nouveau fichier en tant que fichier modèle ou gabarit.

Quelques exemples:

Pour AutoCAD

Menu déroulant « Fichier » (ou file) « Enregistrer sous… » (ou « Save as », tapez le nom de votre fichier en choisissant le type de fichier « Gabarit de dessin Autocad (*.DWT) (AutoCAD Drawing Template File).

Vous pouvez également transformer un fichier de dessin normal en fichier gabarit en modifier simplement son extension de .dwg à .dwt. Attention cependant que AutoCAD risque de ne pas retrouver ce fichier car s’il ne se trouve pas dans le répertoire contenant les autres fichiers gabarits.

Pour Microsoft Office

Menu déroulant « Fichier » > Enregistrer sous… > Tapez le nom de votre fichier puis sélectionner le type de fichier « Modèle de document ». Les extensions varient suivant l’application.

Pour Sketchup

Sketchup ne propose pas d’enregistrer directement un fichier prototype. Vous pouvez cependant créer votre propre modèle en sauvegardant un fichier dans le répertoire « Templates » de Sketchup. Ce répertoire se situe le plus souvent à l’adresse suivante: C:\Program Files\@Last Software\SketchUp 5\Templates (pour Sketchup 5) et C:\Program Files\Google\Google SketchUp 6\Templates (pour Sketchup 6)

Que faire si mon logiciel ne propose pas cette fonctionnalité?

Eh bien il vous reste toujours la possibilité de réutiliser un fichier normal pré-configuré que vous enregistrez sous un autre nom à chaque utilisation. De cette manière, vous ne risquez pas d’écraser votre fichier d’origine.

Attention! Vous pouvez être tenté de réutiliser un fichier contenant déjà du contenu comme par exemple une offre de prix ou un courrier précédent envoyé à un autre destinataire.

Dans ce cas, soyez particulièrement attentif à vérifier systématiquement que vous avez bien remplacé toutes les références au destinataire précédent. Cela ferait mauvaise impression si votre destinataire voyait apparaître le nom de son concurrent à la place du sien!

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Avez-vous déjà essayé de collaborer sur un projet d’architecture ou sur un site web par téléphone?

Pas évident, n’est ce pas? Chaque interlocuteur a ses propres références, son vocabulaire… un terme utilisé par l’un risque d’être mal interprété par l’autre. Et dans ce cas, un petit dessin vaut mieux qu’un long discours!

Cela faisait de nombreuses années que j’attendais le service ou le logiciel qui pourrait faciliter la communication à distance de médias images… Et je l’ai enfin trouvé:

Cozimo, une application collaborative pour tous les professionnels de l’image

Actuellement en phase de bèta test, Cozimo est une application web qui vous permet de collaborer en ligne et en temps réel sur des images que vous avez téléchargé au préalable vers le site de Cozimo.

Vous pouvez ensuite inviter de nombreux intervenants à collaborer sur un projet spécifique. Clients, sous-traitants, collaborateurs internes, tous peuvent dialoguer en ligne et annoter en temps réel ou en différé les images téléchargées. De n’importe où dans le monde pour peu qu’ils disposent d’une connexion internet.

Les outils d’aide à la collaboration

En mode collaboration, Cozimo dispose des outils suivants:

• palette de couleurs ( très réduite actuellement, un des points à améliorer )
• crayon/pinceau
• ligne
• flèche et double flèche
• rectangles ou cercles pleins ou vides
• région d’intérêt, pour mettre en valeur une zone spécifique d’une image. Cet outil est particulièrement utile lors d’une présentation
• portant sur une image de grande taille dont vous souhaitez traiter une petite partie
• zoom par fenêtre et zoom vue générale
• rotation d’image de 90°
• sans oublier une gomme pour supprimer n’importe quel élément ajouté

Tous les intervenants peuvent ajouter des fichiers et collaborer sur les images mais seuls les membres du staff sont en mesure de gérer les fichiers existants (édition, copie, suppression, …)

Chaque fichier peut recevoir de nombreuses annotations de la part des différents intervenants. Pour faciliter la révision, il est possible de filtrer ces annotations pour n’afficher que les notes d’un collaborateur spécifique par exemple.

Accès sécurisé

Une fois le projet en ligne, le manager peut inviter un ou plusieurs intervenants. Ceux-ci vont recevoir une invitation par email leur proposant d’entrer leur identifiant et mot de passe (s’ils ont déjà un compte Cozimo) ou de s’inscrire. Une fois inscrits, ils reçoivent un email de confirmation. Munis d’un identifiant et d’un mot de passe, ils pourront ensuite accéder à l’espace de collaboration en ligne et commencer à annoter, laisser un message ou toute autre tâche collaborative.

Collaboration sur des galeries d’images en ligne

Cozimo et le site CGArchitect.com ont annoncé dernièrement une collaboration pour permettre aux visiteurs de collaborer sur les images postées dans les galeries du site. Plus d’informations sur le blog de Cozimo

Collaboration sur des vidéos

Plus fort encore, il est également possible à présent de collaborer sur des animations au format QuickTime, Avi ou Mpeg.

Nouveau : Le format PDF est supporté

Vous pouvez ainsi profiter de la qualité graphique vectorielle du format PDF. Ce sont les utilisateurs d’Adobe Illustrator et d’Acrobat qui vont être ravis. Les auteurs ne seront pas en reste puisque le format PDF multi-pages est également supporté. Cela devrait faciliter encore les travaux d’édition et de révision des ouvrages à publier.

Il n’y a pas que les images qui constituent un projet

Les outils de collaboration ne concernent que les images mais vous pouvez également échanger des fichiers textes, des feuilles de tableur ou tout autre type de fichier. Chaque intervenant pourra lier un message à un fichier précis, qu’il s’agisse d’une image ou pas.

Tout n’est pas encore parfait mais le projet s’affine et s’améliore sans cesse

Comme je l’ai signalé plus haut, l’inconvénient principal (pour moi) de la version actuelle de Cozimo est très certainement l’impossibilité de sélectionner des couleurs dans une palette plus riche ou mieux encore dans une roue chromatique. Il n’est pas non plus possible de spécifier directement une couleur en indiquant ses références RGB, HSL ou Web. C’est pourtant une caractéristique indispensable pour les infographistes et les webdesigners.

La vitesse d’affichage des vignettes et des fichiers pourrait également être améliorée.

Les améliorations apportées depuis ma première utilisation de Cozimo sont cependant importantes avec notamment la traduction de l’application en français. Si vous travaillez dans le domaine de l’infographie, l’anglais ne devrait pas trop vous poser de problème mais ce n’est certainement pas le cas de l’ensemble de vos clients.

Un support technique excellent et une équipe à l’écoute de ses clients/testeurs

J’ai été agréablement surpris par la qualité du service et par l’attention qui était portée à mon feedback en tant que bèta-testeur. Les problèmes majeurs que j’avais soulevé ont été très vite réglés… mais j’attends toujours avec impatience de pouvoir sélectionner mes couleurs avec précision !

Nouveau : Combien ça coûte?

Nouveau : Déjà 3 langues proposées

Outre l’anglais du projet d’origine, Cozimo est à présent disponible en français et en espagnol. Vous pouvez ainsi dialoguer visuellement avec des clients en utilisant chacun la langue qui vous convient le mieux pour l’interface. Mais n’oubliez pas que vos annotations texte ne seront pas traduites automatiquement. Convenez au préalable avec votre client d’une langue communes pour ces notes, pour les descriptions de fichiers et pour les messages que vous envoyez!

Conclusion

Cozimo est actuellement en phase de test. Pendant cette période, l’application collaborative reste gratuite et accessible à tous. Les développeurs m’ont assuré qu’une fois commercialisé Cozimo resterait accessible financièrement. Il ne fait cependant aucun doute que ce genre d’application collaborative en ligne peut faire gagner énormément de temps à la fois aux concepteurs mais également à leurs clients et collaborateurs. Elle peut même constituer le seul moyen, actuellement du moins, pour travailler avec certains clients très éloignés géographiquement. Les frais engendrés par ce service seront très certainement très vite amortis en regard des économies de temps réalisées.

Faites-vous votre opinion en vous inscrivant gratuitement sur Cozimo. Cliquez sur le lien « Sign up for free »… le reste de la procédure d’inscription se déroulera en français.

Je vous souhaite de nombreuses collaborations fructueuses avec Cozimo!

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En rendant service à un de mes clients de longue date qui manquait de personnel pendant les vacances, j’ai eu l’occasion de travailler sur AutoCAD 2007. Le contraste avec la version 2004 fut une agréable surprise. Cette version apporte de nombreuses améliorations très sensibles sur les versions précédentes mais ce n’est pas l’objet de cet article…

Ce que j’ai surtout remarqué lors de cet « intérim », c’est que les opérateurs CAO travaillaient sans tirer parti des nombreuses fonctionnalités qui ont été apportées au logiciel… et je pense que ce constat peut être étendu à de très nombreux bureaux et à l’ensemble des logiciels utilisés!

Lorsque j’arrive dans les bureaux d’un client, je suis presque certain que l’un ou l’autre va me demander comment faire telle opération ou s’il n’y a pas une commande pour effectuer une tâche laborieuse plus rapidement. Et je réponds presque toujours par l’affirmative.

Cela démontre que les utilisateurs de logiciels travaillent le plus souvent en dessous des possibilités de leurs outils et sont donc peu rentables. A qui la faute?

Je crois que chacun à sa part de responsabilité à commencer par…

Les éditeurs de logiciels

Ils nous inondent de mises à jour à un rythme parfois effréné, histoire de faire rentrer des devises et plaire à leurs actionnaires. La plupart de leurs clients n’ont pas les moyens ni le temps nécessaire pour former leur personnel à chaque nouvelle version de chaque logiciel utilisé par l’agence.

L’employeur

Craignant de ne plus pouvoir ouvrir les fichiers envoyés par ses partenaires, ou contraint d’acheter la mise à jour de son logiciel sous peine de devoir acheter le logiciel au prix plein la prochaine fois, l’employeur cherche à faire des économies. Rarement conscient des bénéfices réels apportés par la nouvelle mise à jour, il ne juge pas utile de faire former ses collaborateurs ni même de leur demander de s’informer sur ce qui pourrait leur apporter un gain de productivité.

Il existe pourtant (en Belgique tout du moins) des solutions de formation à prix réduits lorsque vous passez par un organisme agréé). Si vous passez à côté de solutions vous permettant de travailler deux fois plus vite et deux fois plus efficacement, vous réduisez les performances de votre entreprise et donc sa capacité à faire face aux nouveaux défis qui l’attendent dans un monde où la compétitivité est malheureusement indispensable.

Le collaborateur indépendant

Un collaborateur indépendant est responsable de son propre développement et de l’amélioration continue de ses connaissances. En tant qu’indépendant, vous ne disposez pas de réelle sécurité d’emploi. En restant performant et informé des dernières technologies, vous assurez votre avenir personnel et professionnel. Formez-vous, informez-vous et vous serez vite incontournable dans votre job actuel ou pour décrocher de nouveaux contrats plus intéressants.

L’employé

Certains employés ont tendance à se reposer sur leurs acquis. Certains sont même parfois franchement réfractaires à tout changement qui risquerait de modifier leurs habitudes établies. Si vous êtes employé, sachez cependant que la prospérité de votre entreprise, et donc votre sécurité d’emploi, reste tributaire de sa rentabilité et de sa capacité à faire face au changement. En cas de faillite de votre employeur, comment ferez-vous face aux défis actuels et aux exigences de vos employeurs potentiels. Le travail « à vie » dans une entreprise n’est plus qu’un souvenir, mieux vaux se préparer au changement.

Conclusion

Le monde évolue, vos logiciels aussi. Si vous travaillez de la même façon depuis dix ans, il y a fort à parier qu’une formation vous serait d’une grande utilité. Ne soyez pas un dinosaure de l’informatique, vivez avec votre temps et profitez des avancées technologiques qui augmentent votre rentabilité et votre confort de travail.

Pour en revenir à AutoCAD, je remarque également que beaucoup d’opérateurs CAO et d’architectes n’ont pas de bonnes bases, de fondations solides, pour leur apprentissage du logiciel. Etes-vous intéressés par quelques astuces et commandes très pratiques, disponibles depuis de nombreuses versions et pourtant souvent ignorées?

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Une de mes connaissances m’a téléphoné « en urgence » il y a quelques semaines. Sa compagne devait se présenter à un interview deux jours plus tard pour décrocher un emploi. Mais on lui demandait se savoir utiliser Excel, ce qui n’était pas vraiment le cas. Ne maîtrisant pas le logiciel et vu le peu de temps disponible, je lui conseillai d’acheter un livre de formation, de consulter l’aide en ligne du logiciel… et surtout d’apprendre les raccourcis clavier principaux.

Le raccourcis plutôt que la souris

Utiliser systématiquement les raccourcis clavier, c’est comme être dans le TGV en site propre: ça va vite, très vite! Plus vite que devoir cliquer sur un menu déroulant, et parfois cliquer sur un sous-menu tout aussi déroulant avant d’atteindre LA commande que vous utilisez 50 fois par jour.

Cela peut sembler incroyable à certains mais de nombreuses personnes ne connaissent même pas l’existence des raccourcis CTRL+X (pour couper une sélection de texte ou autre), CTRL+C (pour copier) et CTRL+V (pour coller ce qui a été conservé en mémoire à un autre emplacement). Et ces simples raccourcis sont utilisables dans la grande majorité des logiciels sur PC (les amoureux du Mac échangeront un CTRL contre une pomme si je ne me trompe).

Il ne s’agit bien entendu pas d’apprendre par coeur le totalité des raccourcis de chacun des logiciels que vous utilisez mais seulement ceux des commandes que vous utilisez régulièrement.

Do-it yourself

Cerise sur le gâteau, de nombreux logiciels vous permettent à présent de choisir vous-même la combinaison de touches qui provoquera chaque commande. Et si la combinaison par défaut ne vous convient pas, changez-là mais vérifiez que vous êtes bien la seule à utiliser le logiciel: il est particulièrement désagréable de se rendre compte qu’un petit malin à modifier tous vos précieux raccourcis que vous aviez mis des mois à peaufiner (Idée: faites des sauvegardes de vos paramètres de raccourcis si c’est possible).

Une bonne habitude à prendre

Allez-y mollo… une commande à la fois, mais prenez l’habitude (c’est ça le secret) d’utiliser le raccourcis plutôt que la souris. Dans un premier temps, ayez toujours à vue un tableau reprenant les noms de commandes et le raccourcis clavier correspondant. Cela demandera bien sûr un petit effort et vous pourriez même remarquer une légère baisse de productivité au début mais… Cela deviendra vite un automatisme, tout comme celui de gagner du temps.

Conclusion

Je ne sais pas si ce conseil à permis à la compagne en question d’obtenir le job, mais je suis sûr qu’elle sera mieux armée pour la suite et plus efficace dans son travail.

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Il ne fait pas de doute que nous sommes entrés de plein pied dans l’ère de l’information. Grâce notamment à Internet, les possibilités d’accéder à l’information ont littéralement explosé et nous sommes à présent submergés par la quantité phénoménale de données qui s’accumulent sans que nous puissions les traiter efficacement. Une évidence s’impose, il faut filtrer les données auxquelles nous avons accès et ne garder que celles qui sont utiles, pertinentes pour l’utilisation que nous en avons.

Avec nos horaires de travail surchargés, il est devenu indispensable de développer une méthode de lecture qui nous permette de déterminer rapidement l’intérêt d’un document, d’identifier les éléments intéressants et de les mémoriser à long terme.

Qu’est ce qui vous intéresse dans ce document

Un document technique ou informatif ne se lit pas comme un roman, du début à la fin, en se gardant bien d’aller lire la dernière page (je SAIS que vous l’avez déjà fait!) parce que le suspense est trop puissant. Vous n’avez pas de temps à perdre sur des documents qui n’ont pas ou trop peu d’intérêt pour vous.

La motivation est, à mon sens, l’élément le plus important, le plus vital de l’apprentissage. En ayant une idée claire des bénéfices que vous retirerez des connaissances contenues dans un ouvrage, vous boostez votre capacité à assimiler rapidement et durablement les informations qu’il renferme.

En examinant attentivement les informations qui sont affichées sur la couverture, le dos et la table des matières d’un livre, vous pouvez rapidement vous faire une idée de l’intérêt que ce livre représente pour vous et choisir en connaissance de cause si sa lecture en vaut la peine. L’avis d’autres lecteurs peut également être très intéressant et vous économiser l’achat d’un ouvrage. Je lis systématiquement les avis des lecteurs sur un site comme Amazon et je n’hésite pas à me rendre sur le site américain qui dispose de beaucoup plus d’avis que la version française (cela ne vaut bien entendu que pour les titres en anglais). Il est ainsi possible d’avoir une vision globale du sujet et de pouvoir mieux préparer l’assimilation du contenu en ayant déjà la structure de l’ouvrage pour vous aider à mettre chaque élément à sa place dans l’ensemble.

Qu’est-ce que je connais déjà sur le sujet?

Il peut être utile, préalablement à la lecture d’un ouvrage, de faire le point sur tout ce que vous savez déjà (ou croyez savoir) sur le sujet traité. Cela vous permet d’avoir un avis plus critique sur le contenu et d’éviter de vous laisser entraîner par la vision de l’auteur.

Qu’est-ce que je recherche comme information dans ce document?

Lorsque vous établissez dès le départ les objectifs que vous souhaitez atteindre en lisant un livre, il y a beaucoup plus de chance que vous y parveniez. Mettez donc par écrit toutes les informations que vous recherchez dans le contenu et cherchez dans la table des matières ou le glossaire après les termes correspondants à ces informations.

Identifier les zones dignes d’intérêt

A part dans les romans, il est rare que la totalité des parties d’un ouvrage aient de l’intérêt pour vous. Il est donc intéressant, sur base des informations à rechercher que vous avez mis par écrit, de commencer par lire l’ouvrage en diagonale pour identifier les différents chapitres et paragraphes qui vous intéressent. Vous pouvez ensuite lire ces parties de manière plus approfondie en gardant bien à l’esprit vos objectifs. Entraîné par la prose d’un auteur, on aurait vite fait de se laisser entraîner à lire des passages certes passionnants mais sans intérêt pour le problème qui nous occupe.

Lisez activement!

Mettez-y des couleurs, soulignez, entourez, cornez le coin d’une page, appliquez des onglets ou des post-it… si le livre vous appartient bien sûr. Si vous faites cela avec un livre que je vous prête, vous allez le sentir passer. Excepté les livres anciens et les ouvrages de luxe, la plupart des ouvrages peuvent être remplacés alors n’hésitez pas à mettre les passages importants en valeur, marquez les phrases clés: cela vous permettra de vous remémorer plus efficacement ces informations lorsque vous réviserez vos connaissances. Appropriez-vous l’information!

Faites des résumés

Pour chaque chapitre important, rédigez un résumé en utilisant vos propres mots. En créant un Mind Map, vous augmentez encore vos chances d’accéder à une vision globale du sujet et de mémoriser à long terme les informations clés. Ces résumés vous permettront également de réviser le sujet beaucoup plus rapidement.

Révisez les informations obtenues

Combien de fois n’ai-je pas lu un article ou un livre pour m’apercevoir que je ne me rappelais que de bribes d’informations quelques mois plus tard. Les méthodes d’étude choisies par trop d’étudiants privilégient la mémoire à court terme. Avec un peu de chance, on connaîtra le sujet pour l’examen mais qu’en sera-t-il quelques mois ou années après. En révisant plusieurs fois le sujet, on augmente sa mémorisation dans notre mémoire à long terme. Essayez de réviser vos notes, mind maps et résumés le lendemain, une semaine et un mois après votre lecture.

Conclusion

J’ai lu dans un article que celui qui lit une heure par jour à propos de son domaine de compétence atteint le sommet en 5 ans. Encore faut-il savoir quoi et comment lire efficacement. J’espère vous avoir donné quelques pistes. Alors… combien d’années vous reste-t-il avant d’atteindre le sommet?

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Qui sait si vous ne devrez pas revenir en arrière sur un projet? Ou si votre fichier, sur lequel vous avez déjà passé de nombreuses heures de travail, ne sera pas corrompu par un problème technique ou une erreur de manipulation de votre part.

Certains systèmes informatiques permettent la sauvegarde automatique de versions antérieures d’un fichier. Si ce n’est pas votre cas… à vous de jouer.

J’ai commencé à utiliser la sauvegarde incrémentielle de mes fichiers avec 3D Studio Max, qui proposait cette fonction. Je l’ai depuis étendue à une bonne partie de mes autres fichiers professionnels avec beaucoup de soulagement. Cette bonne habitude m’a déjà épargné de nombreuses heure de (re)travail. Et n’oubliez pas: c’est au moment où ça ne doit surtout pas arriver que les problèmes surviennent. Merci Murphy!

Le principe de la sauvegarde incrémentielle

Après avoir donné un nom de fichier logique, ajoutez 1 ou 0001 suivant le nombre de versions que vous envisagez. Exemple: fossoul-ext01.psd. J’ai ainsi droit à 99 versions du fichier, ce qui est amplement suffisant dans la majorité des cas.

Ce fichier deviendra fossoul-ext02.psd puis fossoul-ext03.psd jusqu’à atteindre sa version définitive. Si le dernier fichier est perdu, vous ne perdrez jamais que quelques minutes de travail… à condition de sauvegarder très régulièrement vos travaux. Mais ça, vous le faites déjà, n’est-ce pas?

Oui mais… et les références externes

Car il y a un « mais »: cela pose effectivement problème avec les références externes. En effet, un fichier est appelé en référence externe en spécifiant son nom de fichier. S’il est mis à jour en modifiant son nom, ce sera toujours l’ancienne version qui apparaîtra en référence.

Une solution consiste à sauvegarder le fichier à la fois en incrémentant son nom dans un répertoire d’archives et sans changer son nom dans le répertoire de travail. C’est du boulot mais ça peut parfois vous sauver la mise.

L’autre solution étant bien entendu de changer le nom d’appel de toutes les références externes. Mais nous n’avons pas que ça à faire.

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Ils sont parmi nous… depuis la nuit des temps… et nous en faisons partie! La procrastination est en effet « l’art » immémorial de remettre au lendemain ce qui devrait être fait le jour même. C’est aussi un des ennemis les plus implacables d’une bonne gestion de notre temps.

Y a-t-il des solutions?

On peut identifier de nombreuses causes au fait de remettre au lendemain. Certaines sont externes et provoquées en partie par votre environnement. D’autres sont internes, c’est à dire qu’elles dépendent de notre état d’esprit, de notre psychisme.

Les causes externes

La tâche vous semble déplaisante

C’est la cause de procrastination la plus répandue. Remplir sa déclaration d’impôt, payer ses factures, aller chez le dentiste, nettoyer sa boîte à emails…

Solutions:

• Commencer sa journée par les tâches qui vous déplaisent
• Faire une liste de toutes les choses qui risquent d’arriver si vous n’effectuez pas cette tâche
• L’âne et la carotte: accordez-vous une récompense lorsque vous achevez cette corvée
• Déléguez la tâche à quelqu’un pour lequel ce ne sera pas une corvée

La tâche semble insurmontable

Solutions:

• subdiviser une tâche complexe en plusieurs tâches simples plus faciles à appréhender
• fixer des délais (réalistes) pour chaque tâche simple

Planification absente ou déficiente

Solutions:

• utiliser des flowcharts (plans visuels de l’ensemble des tâches et de leurs relations entre elles)
• définir clairement les processus utilisés
• assigner un responsable pour chaque tâche

Objectifs mal définis

Solutions

• Définissez précisément chaque objectif
• Fixez des objectifs mesurables

Les causes internes

Peur du changement

Chacun a ses petites habitudes et on se sent souvent mal à l’aise lorsqu’on doit changer celles-ci.

• changez votre environnement physique de travail (la décoration des murs de votre bureau, la position des meubles dans la pièce, etc.)
• cherchez des exemples, des modèles, des mentors, des personnes qui sont déjà passées par là et qui ont réussi.
• faites la liste de tous les avantages à adopter les changements envisagés

Peur de l’échec

• faites (objectivement) la liste de ce qui pourrait arriver en cas d’échec. Ne pourriez-vous pas vivre avec?
• faites ensuite la liste de tout ce qui pourrait vous arriver de positif en effectuant cette tâche

Accro au stress de dernière minute

S’y prendre toujours à la dernière minute peut entraîner de sérieux problèmes:

• Il suffit d’un évènement imprévu pour que vous ne puissiez par remplir vos engagements
• Vous risquez plus de faire une erreur et…
• Vous n’aurez pas le temps de corriger cette erreur

Vous ne savez pas dire non!

En acceptant un nouveau travail, vous diminuez le temps que vous pouvez consacrer à ceux que vous avez déjà.

• Consultez la liste de vos tâches actuelles et du temps nécessaire pour les mener à bien avant d’accepter un nouveau travail
• Soyez bien clair et signalez que la tâche qu’on vous demande d’accomplir ne pourra être effectuée avant que celles qui sont en cours ne soient achevées.

Mieux vaut une seule tâche bien faite que deux bâclées!

Source: Time Management – Marc Mancini – McGraw-Hill

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Lorsqu’on parle de liste de choses à faire, tout le monde pense à sa liste de courses au supermarché mais c’est très loin d’être leur seul domaine d’utilisation. Mais pourquoi est-il donc si important de dresser une telle liste?

• pour ne rien oublier
• pour ne pas dépasser les délais ou être en retard à un rendez-vous
• pour subdiviser une tâche complexe en plusieurs petites tâches simples
• pour éviter de se sentir submergé par l’apparente complexité d’une tâche
• pour effectuer des actions dans un ordre précis
• pour séparer les tâches urgentes et importantes de celles qui sont insignifiantes et gaspillent votre temps
• pour éviter de toujours remettre à demain des ouvrages importants

Une liste de choses à faire, ça se prépare

• Commencez par répertorier toutes les tâches à accomplir
• Subdivisez les tâches complexes en plusieurs tâches simples
• Déterminez les contraintes
  • intervenants impliqués
  • localisation du travail ou du rendez-vous
  • timing, délais de réalisation
  • matériel nécessaire
  • informations nécessaires
• Assignez des priorités
• Réécrivez votre liste par ordre de priorité

Faites évoluer votre liste

Une liste de choses à faire va évoluer au fur et à mesure que vous terminez les tâches répertoriées. Mais les priorités peuvent aussi changer en fonction des événements, de la disponibilité des matériels, des matériaux, des intervenants, des informations reçues. Réadaptez votre liste chaque jour et gardez une vision claire de ce qui motive chaque tâche. Est-elle toujours d’actualité?

KISS – Gardez les choses simples

Les anglophones ont une expression que j’adore: KISS (bisou) pour « Keep It Simple Stupid! » Bref, restez le plus simple, le plus clair possible. Évitez d’établir des listes de choses à faire qui prennent 10 pages ou qui nécessitent une encyclopédie pour les comprendre.

Séparez les projets stratégiques ou étendus sur une longue durée des tâches quotidiennes. Rédigez une liste pour toutes les opérations à entreprendre sur 5 ans, sur 1 ans, sur 6 mois, sur 1 mois, sur une semaine et sur un jour. Dans vos listes à long et moyen termes doivent se retrouver toutes les tâches importantes mais non urgentes. Si vous privilégiez celles-ci par rapport à celles qui ne sont pas importantes, vous réduirez sensiblement les tâches importantes ET urgentes, sources de stress.

Travail d’équipe

Lorsque vous devez diriger un travail collaboratif, les listes de choses à faire prennent encore plus d’importance. Le travail de chacun influe sur celui des autres membres de l’équipe. Le « maillon faible » risque de ralentir toute la machine.

• Assignez un responsable à chaque tâche
• Définissez des priorités
• Déterminez des délais de réalisation clairs
• Définissez des critères clairs d’appréciation du travail
• Rédigez un rapport en fin de travail pour apprendre de vos erreurs et de vos succès
• Optimisez les processus de travail pour vos projets futurs

L’informatique peut vous aider

Lorsque vous établissez une liste de choses à faire sur papier, il est peu pratique de changer l’ordre des tâches ou d’insérer des éléments. Il peut alors être utile d’utiliser un logiciel pour vous aider à faire le ménage.

Les fonctions de calendrier disponibles dans Outlook, Sunbird ou Thunderbird+Lightning sont sans doute les outils les plus courants. La plupart prennent en charge des listes de tâches. Certains peuvent même se charger de trouver un créneau pour fixer un rendez-vous à tous les membres d’une équipe.

Les logiciels de Mind Mapping tels que MindManager ou FreeMind me semblent être particulièrement indiqués. MindManager peut même vous envoyer des rappels à l’écran ou par e-mail.

Pour les travaux en équipe, vous pouvez mettre en place un site web collaboratif en installant un Groupware. Ceux-ci vous permettent de gérer un ou des projets complexes, d’assigner des tâches à des membres de l’équipe, de gérer des adresses, de stocker des fichiers ou d’envoyer des e-mails lorsqu’une tâche est ajoutée ou modifiée… La totale mais c’est parfois un peu lourd à gérer pour des projets simples. Je cherche encore le Groupware idéal!

Enfin, il existe des logiciels spécialisés tels les produits de VIP Quality Software qui permettent de gérer vos tâches, des simples listes au travail en équipe.

A vos listes… prêts? Partez!

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Combien d’heures avez-vous déjà perdu à causes d’informations incomplètes ou pire, erronées. Que de problèmes, de retards et de nuits blanches peuvent être évitées lorsque vous disposez, dès les premières phases de votre projet, de toutes les données nécessaires à la réalisation de votre travail!

Ne croyez pas que ces informations vont vous tomber comme ça dans la main. Demandez-les, exigez-les même si c’est nécessaire. Nos offres de prix stipulent par exemple que le délai de réalisation prend cours à partir du moment où les informations nécessaires nous ont été fournies.

Mais de quelles informations avez-vous besoin?

Avec un peu d’expérience, et en rédigeant systématiquement un rapport de fin de projet, vous arriverez vite à déterminer les informations qui vous sont nécessaires.

Quelques pistes pour les architectes

Voici une liste non exhaustive des données nécessaires au bon déroulement d’un projet d’architecture:

• contrat(s) signé(s)
• définition précise de la mission
• programme du projet
• budget disponible
• adresse du site
• photos du site
• extrait cadastral et liste des propriétaires
• plan de géomètre
• liste des documents à fournir pour obtenir un permis
• documents relatifs à la mitoyenneté
• informations des impétrants
• coordonnées de contact de tous les intervenants
• règlements d’urbanisme
• règlements communaux
• liste et contenu des normes à respecter
• etc.

A cela s’ajoute encore toutes les informations spécifiques à chaque projet:

• informations techniques des matériaux utilisés
• etc.

Avez-vous bien reçu la toute dernière version des données nécessaires à la réalisation de votre travail?

Et ce n’est sûrement pas tout

Architectes! Partagez vos connaissances et indiquez, en laissant un commentaire, les informations qui manquent dans cette liste.

Une occasion de démontrer votre expertise, d’aider des confrères et… d’améliorer votre visibilité sur Internet. Indiquez vos vrais noms et prénoms ainsi que l’adresse de votre site Web. Votre adresse e-mail ne sera pas publiée pour éviter que celle-ci ne soit la cible des pourriels/spams.

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Pourquoi donner un nom spécifique plutôt qu’aléatoire à un répertoire ou dossier informatique? Pourquoi ne pas les nommer au gré de votre fantaisie, suivant l’humeur du moment?

Voici quelques raisons pratiques d’utiliser une nomenclature logique et quelques pistes pour structurer vos noms de répertoires de façon à identifier rapidement leur contenu:

Quelques raisons de nommer logiquement vos répertoires:

• identifier rapidement leur contenu
• les trier facilement
• éviter les doublons
• maintenir un ordre défini
• alphabétique
• chronologique
• par domaine
• etc.
• harmoniser la méthode de travail en équipe
• faciliter les archivages différentiels – car vous archivez régulièrement vos données importantes, n’est-ce pas?
• etc.

Comment choisir un nom de répertoire?

Définir une structure de nom

Pour pouvoir trier efficacement vos répertoires, il ne suffit pas de leur donner un nom représentatif. Il faut également que tous les répertoires soient nommés en respectant les mêmes règles, la même nomenclature.

Vous pouvez par exemple spécifier que les 2 premiers caractères identifient le responsable de projet (initiales), les 2 suivants indiquent le domaine (architecture, urbanisme, design…) et ainsi de suite.

Quelles informations indiquer dans le nom?

Voici une liste non exhaustive des renseignements qui peuvent être utiles:

• la personne responsbale du projet
• le domaine d’utilisation
• le numéro de dossier
• la date d’ouverture de dossier
• la version du projet
• la localisation du projet
• la dénomination (courte) du projet

Note: lorsque vous indiquez une date dans un nom de répertoire ou de fichier, commencez par indiquer l’année sur 4 chiffres, le mois sur 2 chiffres et enfin le jour sur deux chiffres. Cela vous évitera de voir par exemple les mois classé de la façon suivante: 1, 10, 11, 12, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Comment différencier les informations à inclure dans le nom?

• alterner majuscules et minuscules
• utiliser tirets et tirets soulignés (underscore)

Note: Pour les dossiers et fichiers destinés au web, utilisez les tirets pour être mieux référencé dans Google.

Note: Evitez d’utiliser les espaces car on a vite fait d’en ajouter un de trop sans s’en apercevoir et ils sont parfois mal pris en charge par les logiciels ou sur Internet.

Note: Evitez l’utilisation de caractères accentués qui posent parfois problème avec les logiciels anglophones. De plus, certaines polices de caractères ne disposent pas de caractères accentués.

Jusqu’où aller?

• Vous devez éviter le chevauchement des informations dans les noms de répertoires et dans les noms de fichiers – mais conservez une possibilité de déterminer l’origine d’un fichier au cas où il se retrouverait dissocié de son répertoire.
• Tenez également compte de la largeur d’affichage de vos logiciels et/ou de la résolution d’écran
• Epargnez votre souris en évitant de devoir cliquer 10 fois pour ouvrir un fichier – on peut parfois subdiviser trop un projet et avoir du mal à retrouver un fichier spécifique dans l’arborescence inextricable des sous-répertoires.

Renommer = Danger!

Pour les répertoires comme pour les fichiers, le fait de renommer un élément peut entraîner sa disparition aux « yeux » de logiciels ou de fichiers qui y faisaient référence. Je pense par exemple aux fichiers XREF (références externes) d’AutoCAD, aux textures attachées à des fichiers matériaux dans 3D Studio max ou aux pages HTML que vous avez placées dans vos Favoris.

Conclusions

Nommer vos répertoires de façon logique est très pratique et peut vous épargner beaucoup de temps.

Renommer répertoires et fichiers de projets existants s’avère cependant une entreprise périlleuse qui doit être plannifiée et réalisée avec beaucoup de rigueur et de circonspection.

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