Dans de nombreux domaines, l’informatique a permis de gagner énormément de temps.

Un de ses avantages principaux est sans doute de pouvoir réutiliser des éléments existants sans perte de qualité. C’est notamment le cas lorsque vous faites des « copier-coller » d’éléments que vous utilisez très souvent. Mais est-ce que vous utilisez des fichiers modèles de documents (ou gabarits ou prototypes ou encore template) pour vous épargner la tâche fastidieuse de configuration de vos nouveaux documents?

Quels sont les éléments récupérables?

Les éléments que vous réutilisez systématiquement pour chaque nouveau document sont multiples:

• format d’impression
• mise en page
• logo
• filigrane
• en-têtes et pieds de page
• cartouche
• styles de textes, de cotation
• signature
• etc.

Tous ces éléments prennent souvent beaucoup de temps à configurer. Et même si vous ne gagnez qu’une minute ou deux en réutilisant un de ces éléments, imaginez les minutes qui s’accumulent à chaque fois que vous créez un nouveau fichier. Sur une année, cela peut représenter plusieurs heures, alors sur une vie… Je vous laisse imaginer.

Utilisez des fichiers gabarit, prototypes et autres templates

Suivant le logiciel et la langue, ces fichiers pré-configurés changent de nom. Ils n’en restent pas moins un moyen très efficace de gagner du temps lors de la réalisation d’un document. C’est aussi la meilleure méthode pour s’assurer de l’homogénéité de l’aspect visuel de vos documents.

Comment créer un fichier gabarit?

Presque tous les logiciels de bureautique et de CAO actuels permettent de créer de fichier gabarits.

Commencez pas configurer un nouveau fichier pour qu’il contienne tout ce qui doit apparaître systématiquement sur vos documents. Configurez ensuite les polices de caractères, les styles de titres, de paragraphes et autres qui ont une influence sur votre contenu.

Une fois la configuration terminée, il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre nouveau fichier en tant que fichier modèle ou gabarit.

Quelques exemples:

Pour AutoCAD

Menu déroulant « Fichier » (ou file) « Enregistrer sous… » (ou « Save as », tapez le nom de votre fichier en choisissant le type de fichier « Gabarit de dessin Autocad (*.DWT) (AutoCAD Drawing Template File).

Vous pouvez également transformer un fichier de dessin normal en fichier gabarit en modifier simplement son extension de .dwg à .dwt. Attention cependant que AutoCAD risque de ne pas retrouver ce fichier car s’il ne se trouve pas dans le répertoire contenant les autres fichiers gabarits.

Pour Microsoft Office

Menu déroulant « Fichier » > Enregistrer sous… > Tapez le nom de votre fichier puis sélectionner le type de fichier « Modèle de document ». Les extensions varient suivant l’application.

Pour Sketchup

Sketchup ne propose pas d’enregistrer directement un fichier prototype. Vous pouvez cependant créer votre propre modèle en sauvegardant un fichier dans le répertoire « Templates » de Sketchup. Ce répertoire se situe le plus souvent à l’adresse suivante: C:\Program Files\@Last Software\SketchUp 5\Templates (pour Sketchup 5) et C:\Program Files\Google\Google SketchUp 6\Templates (pour Sketchup 6)

Que faire si mon logiciel ne propose pas cette fonctionnalité?

Eh bien il vous reste toujours la possibilité de réutiliser un fichier normal pré-configuré que vous enregistrez sous un autre nom à chaque utilisation. De cette manière, vous ne risquez pas d’écraser votre fichier d’origine.

Attention! Vous pouvez être tenté de réutiliser un fichier contenant déjà du contenu comme par exemple une offre de prix ou un courrier précédent envoyé à un autre destinataire.

Dans ce cas, soyez particulièrement attentif à vérifier systématiquement que vous avez bien remplacé toutes les références au destinataire précédent. Cela ferait mauvaise impression si votre destinataire voyait apparaître le nom de son concurrent à la place du sien!

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Une de mes connaissances m’a téléphoné « en urgence » il y a quelques semaines. Sa compagne devait se présenter à un interview deux jours plus tard pour décrocher un emploi. Mais on lui demandait se savoir utiliser Excel, ce qui n’était pas vraiment le cas. Ne maîtrisant pas le logiciel et vu le peu de temps disponible, je lui conseillai d’acheter un livre de formation, de consulter l’aide en ligne du logiciel… et surtout d’apprendre les raccourcis clavier principaux.

Le raccourcis plutôt que la souris

Utiliser systématiquement les raccourcis clavier, c’est comme être dans le TGV en site propre: ça va vite, très vite! Plus vite que devoir cliquer sur un menu déroulant, et parfois cliquer sur un sous-menu tout aussi déroulant avant d’atteindre LA commande que vous utilisez 50 fois par jour.

Cela peut sembler incroyable à certains mais de nombreuses personnes ne connaissent même pas l’existence des raccourcis CTRL+X (pour couper une sélection de texte ou autre), CTRL+C (pour copier) et CTRL+V (pour coller ce qui a été conservé en mémoire à un autre emplacement). Et ces simples raccourcis sont utilisables dans la grande majorité des logiciels sur PC (les amoureux du Mac échangeront un CTRL contre une pomme si je ne me trompe).

Il ne s’agit bien entendu pas d’apprendre par coeur le totalité des raccourcis de chacun des logiciels que vous utilisez mais seulement ceux des commandes que vous utilisez régulièrement.

Do-it yourself

Cerise sur le gâteau, de nombreux logiciels vous permettent à présent de choisir vous-même la combinaison de touches qui provoquera chaque commande. Et si la combinaison par défaut ne vous convient pas, changez-là mais vérifiez que vous êtes bien la seule à utiliser le logiciel: il est particulièrement désagréable de se rendre compte qu’un petit malin à modifier tous vos précieux raccourcis que vous aviez mis des mois à peaufiner (Idée: faites des sauvegardes de vos paramètres de raccourcis si c’est possible).

Une bonne habitude à prendre

Allez-y mollo… une commande à la fois, mais prenez l’habitude (c’est ça le secret) d’utiliser le raccourcis plutôt que la souris. Dans un premier temps, ayez toujours à vue un tableau reprenant les noms de commandes et le raccourcis clavier correspondant. Cela demandera bien sûr un petit effort et vous pourriez même remarquer une légère baisse de productivité au début mais… Cela deviendra vite un automatisme, tout comme celui de gagner du temps.

Conclusion

Je ne sais pas si ce conseil à permis à la compagne en question d’obtenir le job, mais je suis sûr qu’elle sera mieux armée pour la suite et plus efficace dans son travail.

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Découvrez les conseils de Stéphanie Krieger pour la création de documents de meilleure qualité. Si ces conseils sont présentés en utilisant Word sur le site de Micro$oft, rien ne vous empêche de les mettre en pratique avec d’autres applications comme Writer de la suite bureautique OpenOffice.org, son alternative libre la plus sérieuse.

Voici tout d’abord l’article.

L’auteur vous y explique tout d’abord comment présenter votre contenu de manière claire. Elle poursuit ensuite avec des conseils destinés à attirer l’attention de vos lecteurs. Elle termine en vous expliquant comment garder le contrôle de vos documents, principalement en structurant votre document au moyen de tableaux invisibles.

Si vous voulez en savoir plus, vous pourrez ensuite visiter son blog ou acheter son livre…

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Oui ! Il existe des alternatives à beaucoup de logiciels commerciaux financièrement inaccessibles ou aux logiciels téléchargés illégalement. Voici les logiciels libres ou open source.

PRINCIPES

• Accès libre code source : cela permet aux programmeurs d’adapter le logiciel à leurs besoins
• Distribution libre : vous pouvez distribuer gratuitement ou contre paiement le logiciel
• Modifications et publication du résultat modifié libre

SOUVENT GRATUIT (et ça ne gâche rien)

La plupart des logiciels open source sont gratuits mais open source ne signifie pas pour autant gratuit. En effet, certaines entreprises commercialisent des versions améliorées d’un logiciel ou d’un système d’exploitation open source. C’est notamment le cas de la version de Linux éditée par Red Hat.

De même, il existe des gratuiciels et des partagiciels. Le code source de ces logiciels n’est généralement pas disponible et ils sont parfois limités dans leurs fonctionnalités, leur utilisation ou la durée d’utilisation. C’est notamment le cas de Google Sketchup, limité dans ses capacités d’exportation, ou de XnView qui n’est gratuit que pour un usage privé, l’éducation ou les organisations à but non lucratif.

ALTERNATIVES AUX LOGICIELS COMMERCIAUX

Etant donné leur prix inexistant ou très inférieur, les logiciels open source constituent des alternatives très intéressantes aux logiciels commerciaux. Et ils ont de sérieux arguments :

• Le prix
• Leur format de fichier ouvert qui facilitent les possibilités d’imporation et d’exportation.
• Souvent compatibles avec les formats de fichiers propriétaires les plus courants
• Communautés d’utilisateurs très actives et prêtes à aider
• Nombreux langages (openoffice.org est notamment disponible avec une traduction en Breton, Nepalais ou Gallois, parmi tant d’autres…)

Les points faibles

• Etant gratuites, les développeurs d’applications open source ne tirent pas directement de profits de leur travail en open source. Ils ne travaillent donc que très rarement à plein temps au développement de ces logiciels.
• Le code source étant ouvert et les êtres humains ayant souvent des difficultés à s’entendre, les équipes de développement de logiciels open source ont tendance à se diviser et à créer des « forks » ou versions dissidentes.
• Support technique dépendant du bon vouloir des développeurs et des communautés d’utilisateurs.
• Les éditeurs de logiciels commerciaux voient d’un mauvais œil la propagation de ces logiciels qui leur prennent des parts de marché. Ils rendent parfois difficile voire impossible l’accès à leurs formats propriétaires. Certains formats propriétaires tels que celui de 3D Studio Max (*.max) font appel aux fonctions intégrées du logiciel pour charger un fichier, il est donc impossible de créer des moteurs de conversion.

MANQUE DE FINANCEMENT

Les logiciels libres ne peuvent subsister que grâce à plusieurs facteurs :

• La générosité et la motivation des développeurs
• Les dons
• La rétribution pour le développement de fonctionnalités ou adaptations nécessaires aux besoins spécifiques d’un client

EXEMPLES

OS LIBRES

Linux

Initié en 1991 par Linus Torvalds, il s’agit du système d’exploitation open source le plus répandu. Il équipe notamment de nombreux serveurs mais est relativement peu utilisé par les particuliers.

http://www.linux.fr/

QUELQUES LOGICIELS LIBRES

Vous trouverez une quantité impressionante de logiciels open source sur le site http://sourceforge.net/index.php ou sur http://www.framasoft.net/rubrique2.html mais voici une sélection non exhaustive :

BLENDER

Etant spécialisé dans l’infographie 3D en images de synthèse, je ne pouvais passer sous silence Blender. Ce logiciel complet de modélisation 3D, texturage, éclairage et rendu est devenu au fil des ans une alternative viable face aux grosses pointures du domaine que sont 3D Studio Max, Maya, XSI et autres Cinema4D.

La solution idéale pour se lancer dans l’infographie 3D sans se ruiner.

Et il tourne entre autres sous Windows, Mac OS X et Linux !

http://www.blender.org

THE GIMP

The GIMP est quant à lui une alternative puissante à Adobe Photoshop ou JASC Paint Shop Pro. Son interface peut dérouter un habitué des solutions commerciales.

Quelques livres traitant de Gimp viennent de sortir aux éditions Eyrolles, O’Reilly et ENI, témoignage de l’engouement pour ce logiciel.

http://www.gimp-fr.org/news.php

INKSCAPE

Inkscape est un logiciel libre d’édition de graphismes vectoriels, doté de capacités similaires à Illustrator, Freehand, CorelDraw ou Xara X, utilisant le format de fichiers Scalable Vector Graphics (SVG) standard du W3C.

http://www.inkscape.org

SCRIBUS

Solutions de PAO (Publication Assistée par Ordinateur), Scribus est comparé sans hésiter à QuarkXPress ou InDesign : rien que ça !

http://www.scribus.net

PDFCREATOR

Le format de fichier PDF est devenu un format universel (en tous les cas sur Terre) pour échanger des contenus textuels et graphiques. Si Adobe Acrobat reste à ma connaissance le seul logiciel capable d’éditer en profondeur un fichier PDF, PDFCreator (en un seul mot) permet d’imprimer à partir de votre traitement de texte, tableur ou toute autre applications Windows au format PDF.

Il ne permet cependant pas la protection du document.

Le lecteur gratuit Acrobat Reader est toujours nécessaire pour lire les fichiers PDF.

http://www.clubic.com/telecharger-fiche11085-pdfcreator.html

OPENOFFICE.ORG

Suite bureautique multiplateforme (Windows, Mac OS X, Linux, Solaris, FreeBSD). Elle est compatible avec toutes les suites bureautiques majeures dont Microsoft Office. Elle dispose d’un traitement de texte (Writer), d’un tableur (Calc), d’un logiciel de présentation (Impress), d’un logiciel de dessin vectoriel et de PAO (Draw), ainsi que d’un éditeur de pages web. OpenOffice dispose depuis peu d’un gestionnaire de base de données permettant de consulter et éditer des bases de données MySQL, dBase, Access…

Les langages supportés sont innombrables et le nombre de correcteurs orthographiques est très important.

Le format par défaut d’enregistrement est le format ouvert OpenDocument validé par l’OASIS. Basé sur XML, c’est un gage de pérennité. Le gouvernement belge vient d’ailleurs de choisir ce format pour les échanges de documents entre ses administrations.

http://www.openoffice.org

NEOOFFICE POUR MAC

Ce logiciel est basé sur OpenOffice.org

http://www.planamesa.com/neojava/fr

7-ZIP

Si vous cherchez une alternative aux logiciels de compression tels que WinZIP ou WinRAR, voici ce qu’il vous faut. 7-zip permet de compresser un ou plusieurs fichiers ou répertoires. Son taux de compression est même supérieur à celui de WinZIP. Il compresse également dans un format propre, 7z avec des taux suppérieurs de 30 à 70%… encore faut-il que votre correspondant dispose du logiciel permettant de décompresser ce fichier. Il ne fonctionne malheureusement que sous Windows.

http://www.7-zip.org/fr

FIREFOX

Si vous cherchez à remplacer Internet Explorer et ses innombrables failles de sécurité, Firefox est un choix judicieux. Etant très respectueux des standards du web, attendez-vous cependant à de petites différences dans l’affichage de certains sites optimisés pour IE. Certains sites sont carrément inaccessibles ou illisibles aux navigateurs autres que Internet Explorer, qui grignotent pourtant chaque mois des parts de marchés.

La communauté de développeurs et d’utilisateurs de Firefox, très active, à mis au point de nombreux plugins qui améliorent encore son efficacité. Je ne citerai que la Web Developer Toolbar qui permet de tester et analyser un site web en profondeur, une sorte d’autopsie in vivo bien pratique pour optimiser son site.

http://www.mozilla-europe.org/fr/products/firefox/ – Vous y trouverez une liste de quelques avantages de Firefox ainsi qu’un lien pour le télécharger

THUNDERBIRD

Complément idéal à Firefox, Thunderbird est un lecteur de messagerie et de newsgroup qui vous fera oublier vos expériences malheureuses avec Outlook Express. Basé sur la suite Mozilla, tout comme Firefox, il bénéficie de l’expérience d’une équipe bien rodée.

Parmi ses fonctionnalités, il inclut notamment l’intégration d’un lecteur de flux RSS qui vous permettra de suivre les nouveautés dynamiques de vos blogs préférés. Il est également doté d’un moteur de recherche interne très avancé qui vous permet de rechercher à l’intérieur de TOUS vos emails et pas seulement dans les sujets, les expéditeurs, etc.

http://www.mozilla-europe.org/fr/products/thunderbird/

NOTIFICATEURS DE MESSAGERIE

Je suis allergique au SPAM… Pas vous ? Et ce qui m’insupporte encore plus, c’est de les voir débouler dans mon logiciel de messagerie. C’est pourquoi j’utilise un notificateur de messagerie.

Il s’agit d’un petit logiciel qui va vérifier ponctuellement si de nouveaux emails sont arrivés sur mes boîtes de messagerie. Lorsque c’est le cas, un écran affiche la boîte concernée, l’émetteur (théorique), le destinataire, le sujet, la date ainsi que la taille du message.

http://www.arobase.org/outils/notificateurs.htm

MAGIC MAIL MONITOR

J’utilise pour ma part Magic Mail Monitor qui permet de filtrer les emails reçus en fonction de listes blanches, noires et mêmes d’expressions régulières. Il existe en français.

http://mmm3.sourceforge.net/

CRM (CONSUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)

INFORMATIONS LIBRES

Wikipedia – une alternative libre aux encyclopédies en lignes telles que Encarta. Et tout le monde peut participer à son élaboration. Bien évidemment, personne ne garantit la validité, l’exactitude, l’exhaustivité ou la pertinence des informations contenues dans Wikipédia.

http://fr.wikipedia.org/

CONCLUSION (TEMPORAIRE)

Les solutions open source représentent une alternative tout à fait crédible à beaucoup d’applications commerciales. S’il y a parfois des carences au niveau des fonctionnalités, de l’ergonomie ou du support, elles s’en sortent plutôt bien au niveau des traductions, des possibilités d’import et d’export de formats de fichiers, de l’aide communautaire et bien sûr… du prix.

N’hésitez pas à me faire part de vos découvertes ou expériences en me laissant un commentaire

PS: désolé pour la longueur du billet mais ça valait le coup!

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Un logiciel qui effectue une sauvegarde de vos données, il y en a à la pelle. Vous pouvez d’ailleurs essayer Cobian Backup 8 qui est 100% gratuit. Mais un logiciel qui effectue une synchronisation intelligente en reconnaissant les conflits et en affichant les différences entre les fichiers, je le cherchais depuis longtemps. Et en plus, il peut travailler de manière autonome, y compris en réseau ou par FTP (file transfer protocol). Envie de découvrir ce petit bijou qui m’a déjà fait gagner de précieuses minutes tous les jours en m’évitant d’écraser des fichiers importants? Lisez la suite!

Je travaille actuellement avec 2 PC en réseau interne, l’un me servant pour tous les travaux lourds comme l’infographie 3D et l’autre pour la réalisation de sites web et la bureautique. Afin d’éviter au maximum les catastrophes, j’ai pris l’habitude de recopier intégralement mes répertoires de production sur chaque PC. C’est ici que SyncBack SE entre en jeu.

Il me permet de synchroniser tous mes fichiers de façon intelligente, en ne copiant que les fichiers nouveaux ou qui ont été modifiés. S’il trouve des fichiers en collision (ayant été modifiés à la fois dans mon répertoire source et dans celui de destination), il me demande de choisir l’opération à effectuer en me montrant les différences entre les fichiers (date, taille, attributs). Lorsqu’il est configuré de manière automatique, il ne traite pas les collisions pour éviter tout écrasement malencontreux.

Attention! La synchronisation de fichiers est un processus susceptible de provoquer l’écrasement de données en cas d’erreur humaine. SyncBack SE propose donc une simulation qui vous montre toutes les opérations qui seront effectuées en cas d’exécution du processus.

PS: SyncBack SE ne fait pas d’images disques (comme Norton Ghost) ni la vaisselle… mais il peut bien vous aider à nettoyer vos répertoires et ce en français et à un prix tout à fait accessible (25$).

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Des textes anciens ont survécu pendant des millénaires… qu’en sera-t-il de vos données informatiques dans seulement quelques années ?

Disposer de vos précieuses données sur un support illisible par votre matériel actuel ne sert à rien. De même, vos archives critiques enregistrées dans un format propriétaire illisible par les logiciels actuels vous laissent dans l’impasse.

S’il est parfois possible de faire appel à un prestataire de service pour récupérer vos informations, le budget nécessaire est souvent colossal et les délais très longs. Que faire pour éviter cette situation ? Voici quelques pistes :

Vous organiser

• Déterminer à la fin de chaque projet et à intervalle régulier les données qui vous semblent indispensable
• Libeller ces données comme étant critiques afin de pouvoir les retrouver facilement
• Conserver un catalogue de vos supports amovibles. Ex: le logiciel WhereIsIt?
• Programmer annuellement ou à chaque changement de technologie (logicielle ou matérielle) une vérification des données à conserver

Choisir le support le mieux adapté

Evitez les technologies « propriétaires » tels que les ZIP, JAZ, Disquettes 120Mo, etc. au profit de standards comme le CD-R, le DVD-R ou éventuellement le disque dur (dont la technologie n’a que peu évolué).

Conserver vos supports à deux endroits différents minimum

Ca n’arrive pas qu’aux autres : vos bureaux peuvent flamber, vos ordinateurs volés, vos supports de sauvegarde perdus. Mettez toutes vos chances de votre côté en disposant d’une copie de sécurité à un autre emplacement, éventuellement sécurisé.

Etablir un processus de migration des données importantes

• Lorsque vous changez de technologie logicielle – C’est à ce moment qu’il est le plus aisé de convertir vos données. Des méthodes sont habituellement mises en place par les éditeurs et les nouvelles versions des logiciels conservent la possibilité d’ouvrir des fichiers enregistrés avec la version précédente du software. ce ne sera peut-être plus le cas dans 5 ans…
• Si vous n’avez pas labellisé au préalable vos données importantes, cette étape risque d’être ardue ou vous serez obligés de convertir de grandes quantités de données
• Lorsque vous changez de technologie matérielle – Dans ce cas, il suffit le plus souvent de copier l’intégralité du contenu des supports de données à conserver sur votre disque dur et de les recopier (souvent beaucoup plus rapidement) sur le nouveau support.

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THE Rename est un logiciel gratuit en Donationware, écrit par Hervé Thouzard, qui permet de renommer automatiquement une sélection de fichiers.

Ce logiciel permet notamment d’ajouter du texte avant ou après le préfixe (le nom du fichier) ou son suffixe (l’extension). C’est l’outil idéal pour renommer automatiquement vos photos numériques de DSCN1616.JPG en Mariage Laurence & Laurent 0012.jpg par exemple.

Ah si tous les logiciels commerciaux pouvaient être aussi performants…

Voici quelques fonctionnalités de THE Rename :

• Ajouter un texte avant ou après le préfixe
• Ajouter un compteur numérique ou alphanumérique
• Ajouter la taille, la date et/ou l’heure du fichier
• Mettre tout en minuscules ou en majuscules, la première lettre de chaque mot en majuscule, etc.
• Supprimer les espaces vides
• Insérer des informations EXIF pour les photographies numériques

Et cerise sur le gâteau, THE Rename dispose d’un langage de macrocommande pour automatiser les tâches répétitives et affiner le renommage à votre sauce

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