N’avez-vous rien oublié? Les listes de choses à faire (to-do list) à la rescousse

Lorsqu’on parle de liste de choses à faire, tout le monde pense à sa liste de courses au supermarché mais c’est très loin d’être leur seul domaine d’utilisation. Mais pourquoi est-il donc si important de dresser une telle liste?

  • pour ne rien oublier
  • pour ne pas dépasser les délais ou être en retard à un rendez-vous
  • pour subdiviser une tâche complexe en plusieurs petites tâches simples
  • pour éviter de se sentir submergé par l’apparente complexité d’une tâche
  • pour effectuer des actions dans un ordre précis
  • pour séparer les tâches urgentes et importantes de celles qui sont insignifiantes et gaspillent votre temps
  • pour éviter de toujours remettre à demain des ouvrages importants

Une liste de choses à faire, ça se prépare

  • Commencez par répertorier toutes les tâches à accomplir
  • Subdivisez les tâches complexes en plusieurs tâches simples
  • Déterminez les contraintes
    • intervenants impliqués
    • localisation du travail ou du rendez-vous
    • timing, délais de réalisation
    • matériel nécessaire
    • informations nécessaires
  • Assignez des priorités
  • Réécrivez votre liste par ordre de priorité

Faites évoluer votre liste

Une liste de choses à faire va évoluer au fur et à mesure que vous terminez les tâches répertoriées. Mais les priorités peuvent aussi changer en fonction des événements, de la disponibilité des matériels, des matériaux, des intervenants, des informations reçues. Réadaptez votre liste chaque jour et gardez une vision claire de ce qui motive chaque tâche. Est-elle toujours d’actualité?

KISS – Gardez les choses simples

Les anglophones ont une expression que j’adore: KISS (bisou) pour « Keep It Simple Stupid! » Bref, restez le plus simple, le plus clair possible. Évitez d’établir des listes de choses à faire qui prennent 10 pages ou qui nécessitent une encyclopédie pour les comprendre.

Séparez les projets stratégiques ou étendus sur une longue durée des tâches quotidiennes. Rédigez une liste pour toutes les opérations à entreprendre sur 5 ans, sur 1 ans, sur 6 mois, sur 1 mois, sur une semaine et sur un jour. Dans vos listes à long et moyen termes doivent se retrouver toutes les tâches importantes mais non urgentes. Si vous privilégiez celles-ci par rapport à celles qui ne sont pas importantes, vous réduirez sensiblement les tâches importantes ET urgentes, sources de stress.

Travail d’équipe

Lorsque vous devez diriger un travail collaboratif, les listes de choses à faire prennent encore plus d’importance. Le travail de chacun influe sur celui des autres membres de l’équipe. Le « maillon faible » risque de ralentir toute la machine.

  • Assignez un responsable à chaque tâche
  • Définissez des priorités
  • Déterminez des délais de réalisation clairs
  • Définissez des critères clairs d’appréciation du travail
  • Rédigez un rapport en fin de travail pour apprendre de vos erreurs et de vos succès
  • Optimisez les processus de travail pour vos projets futurs

L’informatique peut vous aider

Lorsque vous établissez une liste de choses à faire sur papier, il est peu pratique de changer l’ordre des tâches ou d’insérer des éléments. Il peut alors être utile d’utiliser un logiciel pour vous aider à faire le ménage.

Les fonctions de calendrier disponibles dans Outlook, Sunbird ou Thunderbird+Lightning sont sans doute les outils les plus courants. La plupart prennent en charge des listes de tâches. Certains peuvent même se charger de trouver un créneau pour fixer un rendez-vous à tous les membres d’une équipe.

Les logiciels de Mind Mapping tels que MindManager ou FreeMind me semblent être particulièrement indiqués. MindManager peut même vous envoyer des rappels à l’écran ou par e-mail.

Pour les travaux en équipe, vous pouvez mettre en place un site web collaboratif en installant un Groupware. Ceux-ci vous permettent de gérer un ou des projets complexes, d’assigner des tâches à des membres de l’équipe, de gérer des adresses, de stocker des fichiers ou d’envoyer des e-mails lorsqu’une tâche est ajoutée ou modifiée… La totale mais c’est parfois un peu lourd à gérer pour des projets simples. Je cherche encore le Groupware idéal!

Enfin, il existe des logiciels spécialisés tels les produits de VIP Quality Software qui permettent de gérer vos tâches, des simples listes au travail en équipe.

A vos listes… prêts? Partez!

4 commentaires


  1. En ce qui concerne la gestion de tâches et ToDo, j’utilise Beesy, application professionnelle qui combine prise de notes intelligente et un suivi ToDo automatique et personnalisée. Pour les personnes qui ont un Ipad et qui l’utilisent beaucoup en entreprise cette application est susceptible de vous faire plaisir.
    Si vous voulez la tester ou avoir des informations, je vous laisse le site

    http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

    Au plaisir

    Samya

    Répondre

  2. Notez que le projet "Rememberthemilk.com" est très intéressant pour un processus de créations de listes (priorité etc.)

    tadalist.com permet de faire des listes très simples et efficaces aussi.

    Répondre

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.