Time management – Qu’est-ce qui vous fait perdre le plus de temps?

Si je devais choisir un seul point sur lequel tous les être humains sont égaux, ce serait sans conteste sur le Temps. Quelque soit son niveau de vie, sa race, sa religion ou sa langue, chacun ne dispose chaque jour que de 24 malheureuses petites heures. Sur ces 24 heures, un tiers environ est dépensé à se reposer et à se nourrir, ce qui est bien évidemment indispensable à la survie.

Si vous êtes comme moi, il vous faudrait bien 48 heures minimum par jour pour toutes les choses que vous souhaiteriez faire : passer du temps en famille, voyager, vous consacrer à vos hobbies, effectuer vos tâches professionnelles et ménagères, développer vos compétences, etc… Il n’y a donc pas une minute à perdre!

Quels sont les principaux gaspilleurs de temps ?

  • Les appels téléphoniques
  • Les embouteillages
  • Trouver une place de parking
  • Les retardataires
  • Les réunions
  • Les outils défectueux ou inadaptés
  • La dispersion des efforts
  • Le désordre (apparent et caché)
  • Les files à la caisse des magasins
  • La télévision

Les appels téléphoniques

Le téléphone est un outil qui peut vous faire gagner et perdre beaucoup de temps. Le problème est qu’il est utilisé à tort et à travers. En effet, il n’est pas le moyen idéal pour de longues conversations ou pour discuter de problèmes qui nécessitent un support visuel.

Ex : Mon expérience la plus frappante fut un appel téléphonique d’un client, très exigeant, qui me demandait de modifier les couleurs d’une image de synthèse. Un peu plus de bleu à tel endroit, un peu moins de rouge à tel autre. A moins de donner des références de couleur précises (RVB, Pantone, RAL, etc.) ou d’être peintre et d’utiliser les dénominations exactes des teintes, cette méthode est vouée à l’échec.

Les moulins à paroles : vous connaissez sans doute ce genre de personnes qui arrivent vous tenir 20 minutes au téléphone pour un message de 2 minutes – Filtrez les appels.

Autre problème : une seul coup de téléphone suffit pour briser votre concentration sur une tâche, vous brouiller les idées en amenant un autre projet. Et un appel téléphonique est presque toujours ressenti comme une urgence, un impératif auquel on ne peut se soustraire.

Solution : activer votre messagerie une partie de la journée pour vous réserver des plages de travail efficace continues.

Les embouteillages

Si vous êtes obligés de vous rendre chaque jour à votre travail en voiture, il y de fortes chances que vous vous retrouviez régulièrement coincés dans des bouchons à rouler à pas d’homme. Réduire les trajets est donc une priorité – sans compter la hausse du prix du carburant!

Solutions :

  • Si c’est possible, décaler vos horaires pour éviter les heures de pointe
  • Le télétravail à domicile
  • Chercher un itinéraire peut-être plus long mais plus rapide par des petites routes moins fréquentées
  • Tirer parti du temps passé en voiture pour développer vos connaissances en écoutant des CD ou des cassettes de formation audio
  • Faites la liste de ce dont vous avez besoin AVANT de partir pour éviter les aller-retour inutiles

Trouver une place de parking

Vous est-il déjà arrivé de tourner 20 minutes ou plus à la recherche d’une place de parking?

Solutions :

  • Marchez ! Garez-vous dans une zone moins dense situé à quelques minutes à pied
  • Utilisez les parkings payants. Quelle est la valeur d’une heure de votre travail? Faites le calcul pour 20 minutes de perdues. Il vaut souvent mieux payer quelques euros que de tourner en rond ou de se garer dans une zone interdite où votre véhicule peut être enlevé (avec de nombreuses heures perdues et une amende à la clé)

Les retardataires

Lors de réunions ou sur un projet, le retard d’une seule personne peut entraîner un allongement de la durée d’une réunion pour l’ensemble des participants ou des retards pour les personnes qui dépendent du travail du retardataire – les coùts s’additionnent. Cela peut faire rater ou retarder les rendez-vous suivants de toutes ces personnes.

Solutions :

  • Mettre à l’amende et facturer les surcoûts engendrés – on peut rêver de le faire mais c’est rarement réalisable, surtout lorsque le retardataire est votre client!
  • Fixer précisément la durée de la réunion sans possibilité d’extension. Ce peut également être une méthode pour obliger les participants à aller à l’essentiel.
  • Rappeler systématiquement à tous les participants la date et l’heure de la réunion, par exemple le jour avant.

Les outils défectueux ou inadaptés

Quel que soit votre profession (menuisier, architecte, industriel, etc.), si vous ne disposez pas de l’outil adéquat vous risquez de prendre beaucoup plus de temps à sa réalisation ou d’obtenir un produit de qualité médiocre ou pire. Il est donc indispensable, avant d’investir dans un outil quel qu’il soit, de bien définir vos besoins à court, moyen et long terme.

J’ai souvent entendu parler de collaborateurs travaillant sur du matériel dépassé, attendant de longues minutes que la machine veuille bien lui rendre la main. Essayez de comptabiliser toutes ces minutes gaspillées sur une année, multipliées par le taux horaire de votre collaborateur… Cela fait réfléchir, n’est-ce pas ?

Et si votre matériel est défectueux ou hors service, n’attendez pas d’en avoir besoin pour le remplacer ou effectuer les réparations, ce sera souvent trop tard.

La dispersion des efforts

Si vous ne définissez pas vos priorités, vos efforts seront dilués dans la masse des choses que vous devez faire. Il vaut mieux se concentrer sur ce qui est réellement important, en laissant de côté toutes les petites tâches sans importances même si elles sont plus plaisantes à réaliser.

La première étape est de réaliser des listes de tâches à accomplir.
Répartissez ensuite les différentes tâches entre quatre quadrants:

Cadre I

Important et urgent

Cadre II

Important et pas urgent

Cadre III

Pas important et urgent

Cadre IV

Pas important et pas urgent

Dans un premier temps, vous devez vous concentrer à la réalisation des tâches du cadre I. Une fois ces tâches urgentes et importantes terminées, vous devez vous concentrer sur les tâches du cadre II. A force de privilégier les tâches du cadre II par rapport à celles des cadres III et IV, vous verrez les tâches du cadre I se réduire automatiquement puisque vous aurez agit préventivement en vous concentrant sur les choses vraiment importantes.

Tiré de « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » – Stephen R. Covey – © Editions générales FIRST 1996

Le désordre (apparent et caché)

Combien de temps passez-vous chaque jour à rechercher un document papier, un numéro de téléphone, un fichier informatique ? Une fois encore, multipliez ces minutes (ou heures) par votre taux horaire et… commencez à rangler, classer, annoter, encoder vos informations, documents et autres.

L’idéal est de réserver une dizaine de minutes en fin de journée pour classer les inévitables feuilles volantes et documents éparses sur votre bureau.

Pour vos fichiers informatiques, même combat : subdivisez votre disque dur en répertoires logiques, subdivisez les de façon à éviter d’avoir plusieurs centaines de fichiers dans un seul répertoire.

Utilisez une nomenclature logique pour nommer chaque répertoire et chaque fichier.

Les files à la caisse des magasins

Cela m’énerve presque autant que d’être coincé dans un embouteillage.

Solutions :

  • Profitant de mon statut d’indépendant, je me rends si possible dans les magasins aux heures creuses.
  • Je fais une liste des choses dont j’ai besoin, si possible en suivant la suite logique des rayons, et j’évite les rayons dans lesquels je n’ai rien à acheter (cela m’évite également le chant des sirènes de tous les produits de consommation dont je pourrais avoir envie sans en avoir besoin).
  • Je commande certains produits par Internet mais uniquement sur des sites dont j’ai pu vérifier l’authenticité et qui proposent une page de commande sur serveur sécurisé (le nom de ces pages commence par https et un petit cadenas apparaît en bas à droite de la fenêtre (barre d’état).

La télévision

Etant donné la pauvreté des programmes actuels (à part quelques chaînes thématiques), je considère la télévision comme une perte de temps. Et il y a tant de choses à lire et à faire…

2 commentaires


  1. J’ai beaucoup aimé ce livre, j’ai d’ailleurs écris un résumé des "<a href="edubuc.free.fr/?p=11&quot… habitudes des gens qui réussissent</a>" sur mon blog "interdépendance" (edubuc.free.fr)

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  2. Salut Laurent,
    je suis actuellement en Coree du Sud pour m entrainer eu taekwondo. je vien de lire ta newsletter et je trouve l idee pas mal. Quant a 3dsmax, je poursuis mon apprentissage. je developpe egalement un site internet concernant mon studio graphique. bcp de travail en perspective…je te donnerai ladresse de mon site bientot.
    d ici la, bonne continuation et bon travail!
    renaud

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